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Buenas prácticas en el uso del correo electrónico corporativo. 

5 de septiembre de 2015

   Todos sabemos el tiempo que nos consume día a día el correo electrónico,  ser eficiente en su gestión es imprescindible. A continuación se relacionan una serie de normas y recomendaciones  para que esto sea posible.

  • No abras el correo continuamente, recuerda cuando no existía el correo electrónico, cuando el cartero traia las cartas, las despachabas y hasta el día siguiente te olvidabas. 
  • No abras el correo a primera hora de la mañana, estas lleno de energía y es el momento de planificar la jornada o gestionar esa tarea que has ido procastinando. 
  • Implanta horas fijas para ver correo, por ejemplo a las dos horas de empezar tu jornada y una hora antes de acabar. Establece siempre un tiempo máximo de este proceso.
  • Procesa tu carpeta de entrada de un tirón, desde el correo mas nuevo al más antiguo (si el correo esta enlazado solo lo leerás una vez)  y utiliza el método GTD.
  1. Elige el primer correo electrónico de tu bandeja de entrada, y hazte estas preguntas:  ¿Es spam o algún correo que no te interesa? Elimínalo directamente o arastralo a la carpeta del sistema de Spam.
  2. ¿Se puede responder en menos de 2 minutos? Entonces respóndelo, de forma breve, y elimínalo. En caso de que tenga información para consultar déjalo en la carpeta de entrada.
  3. ¿Es un largo correo que te gustaría leer? Reflexiona unos segundos: ¿realmente es interesante leerlo? En ese caso ponle una marca de seguimiento tipo 2 (para leer tranquilamente o no leer ) , en otro caso, elimínalo.
  4. ¿Es un correo electrónico que requiere una acción? Entonces anota esa acción en tu lista de tareas de tu sistema GTD o créate una Tarea del propio sistema de correo y arrastra el correo a la tarea , creando un vínculo al mismo.
  5. ¿Es un correo electrónico que te llevará más de 2 minutos en responder? Ponle una marca rápida de seguimiento.
  6. ¿Es un correo electrónico que está esperando respuesta o necesita un seguimiento? En ese caso, ponle una marca de seguimiento tipo 1 con una alerta para la fecha tope de respuesta o revisión. Quítale esa marca una vez gestionado.
  7. ¿Es un correo electrónico que no requiere ninguna acción?Entonces examina la información que contiene. ¿Es importante esa información? ¿La necesitarás más adelante? ¿No puedes encontrar esa información en otro lugar? En ese caso, deja el correo donde está, en la bandeja de entrada.
  8. ¿Es un correo que vas a dejar en la bandeja de entrada y lleva anexos pesados?, la recomendación es descargar los anexos en un sistema de almacenamiento , en una carpeta identificada con el asunto del correo o con el nombre del proyecto o tarea relacionado , arrastrando el correo a la misma ubicación que los anexos para crear un vínculo al mismo (Solo a partir de Lotus Notes versión 8.5)

Recomendaciones:

  • No guardes lo que esta en otro sitio o puedes recuperar fácilmente, léelo y bórralo.
  • No clasifiques los correos recibidos en carpetas, se pierde el tiempo , bórralo o déjalo en la carpeta de entrada. Despejar o dejar vacía la carpeta de entrada proporciona a determinados usuarios una sensación Zen o minimalista, si eres de ellos , activa la opción de “ver solo correo no leído”, recuerda la máxima “archivar en carpetas es atrasar”. 
  • Si por algún motivo deseas obtener en una búsqueda todos los correos de una clasificación determinada , p.e. “Familia” , edita el correo recibido y añade en el asunto una marca o hastag , p.e. #familia . Cuando busques en tu carpeta de entrada el valor #familia encontrarás todos los correos relacionados de forma precisa y de un tirón.

Del mismo modo , tus correos afectan al resto del equipo y su lectura y comprensión es muy importante, reflexiona sobre:

  • Se breve en tus correos, piensa que el destinatario no tiene tiempo para leer, recuerda la máxima , “si bueno y breve dos veces bueno”.
  • ¿Realmente necesitas poner en copia a todos esos contactos?,  ellos también gestionan muchos correos o simplemente intentas que perciban que trabajas mucho.
  • Cuando utilizas un grupo de correo debes saber quien lo compone y pregúntarte   si todos los partícipes del grupo necesitan recibir este correo, piensa en los demás.
  • Rellenar correctamente el campo “Asunto” es muy importante, ayudará al destinatario a saber de que se trata y podrá priorizar el correo, intenta trasmitir si es urgente, importante o si solo es para su información.

Francisco Soler.

  PD. Cualquier comentario o reflexión será agradecida.   

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